Manual - NF-e, Captura de XML e Documentos Fiscais

Manual do Sistema - Documentos Fiscais Eletrônicos

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Fluxo de Emissão e Captura da NF-e

O diagrama abaixo ilustra o processo completo desde a emissão até as obrigações acessórias da Nota Fiscal Eletrônica:

Como interpretar o fluxo O processo é dividido em 4 fases: Emissão (Emissor), Distribuição e Captura de XML (Destinatário), Eventos e Correções (SEFAZ/RFB), e Obrigações Acessórias. Cada fase possui etapas obrigatórias que devem ser executadas na ordem correta.

Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e)

O sistema Portal DF-e trabalha com os principais documentos fiscais eletrônicos previstos na legislação brasileira. Abaixo, o detalhamento de cada um:

NF-e - Nota Fiscal Eletrônica (Modelo 55)

Documento fiscal eletrônico de produtos, utilizado no comércio e indústria. Substitui a nota fiscal em papel e é obrigatória para operações interestaduais e intradestaduais conforme legislação de cada estado. A NF-e é o documento central do sistema e sua captura de XML é essencial para o destinatário.

NFC-e - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (Modelo 65)

Documento fiscal eletrônico para venda direta ao consumidor final. Utilizada em varejo, supermercados, restaurantes e serviços ao consumidor. Possui QR Code para consulta pública e pode ser emitida em contingência offline em alguns estados. A NFC-e não entra na Distribuição DF-e do destinatário — o consumidor recebe apenas o DANFE simplificado.

CT-e - Conhecimento de Transporte Eletrônico (Modelo 57)

Documento fiscal eletrônico que representa o contrato de transporte de cargas. É utilizado por transportadoras para comprovar a prestação de serviço de transporte. Existe também o CT-e OS (Outros Serviços) para serviços de transporte não remunerados, como transporte próprio.

MDF-e - Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Documento fiscal eletrônico que acompanha a movimentação de mercadorias em veículos (caminhões, vans, etc.) em rodovias, ferrovias, hidrovias e dutovias. O MDF-e não substitui a NF-e — ele apenas agrupa e acompanha as notas fiscais durante o transporte. É obrigatório para empresas de transporte e transportadoras de cargas próprias quando o transporte envolve mais de uma NF-e.

NFS-e - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Documento fiscal eletrônico de serviços, de competência municipal. Cada cidade possui seu próprio sistema de emissão (via portal da prefeitura ou webservice). A NFS-e não faz parte do SPED e não é capturada pelo sistema de Distribuição DF-e da Receita Federal. É necessário consultar o portal da prefeitura de cada município.

Dica O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica da NF-e em papel. Ele não tem valor fiscal, mas é necessário para acompanhar o transporte das mercadorias. A versão 4.00 da NF-e exige QR Code no DANFE para consulta pública.

Captura e Gestão de XML

Download do XML via Distribuição DF-e

O sistema de Distribuição DF-e da Receita Federal permite que o destinatário (ou terceiro autorizado) baixe o XML das notas fiscais em que é parte. O processo funciona da seguinte forma:

Consulta NSU (Número Sequencial Único) — o sistema consulta a SEFAZ informando o último NSU processado
Retorno de documentos — a SEFAZ retorna os documentos disponíveis (NF-e, CT-e, eventos) posteriores àquele NSU
Download do XML — para cada documento retornado, o sistema realiza o download do arquivo XML completo
Armazenamento — o XML é salvo no diretório configurado e registrado no banco de dados

Manifestação do Destinatário

Antes de fazer o download do XML, o destinatário deve manifestar sua ciência sobre a operação. As opções de manifestação são:

Código	Descrição	Quando usar
210200	Confirmação da Operação	Destinatário confirma que recebeu a mercadoria e a operação está correta
210210	Ciência da Operação	Destinatário tem ciência da operação, mas ainda não confirmou o recebimento
210220	Desconhecimento da Operação	Destinatário não reconhece a operação (possível nota fiscal em nome errado)
210240	Operação não Realizada	Destinatário informa que a operação não ocorreu (mercadoria não entregue)

Atenção A manifestação deve ser feita em até 180 dias após a autorização da NF-e. Após esse prazo, o XML não poderá mais ser baixado via Distribuição DF-e. A manifestação de "Desconhecimento" ou "Operação não Realizada" pode acionar fiscalização da Receita Federal sobre o emitente.

Armazenamento e Arquivamento

A legislação exige o arquivamento do XML por 5 anos, contados do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão. O sistema automatiza esse processo:

Armazenamento em diretório estruturado por ano/mês/empresa
Backup automático em nuvem (quando configurado)
Indexação por chave de acesso para consulta rápida
Validação de integridade (hash MD5/SHA-1 do arquivo)

Integração com ERP

O sistema permite importação automática de XML para ERPs de mercado via:

API REST — endpoints para consulta e download de XMLs
Webhook — notificação em tempo real quando novo XML é capturado
SFTP/FTP — sincronização automática de arquivos
Exportação em lote — download de ZIP com múltiplos XMLs por período

Validação de Schema XML

Todo XML capturado é validado contra os schemas XSD (XML Schema Definition) oficiais da Fazenda. A validação verifica:

Estrutura hierárquica do XML (tags obrigatórias e opcionais)
Tipos de dados (datas, valores numéricos, strings)
Regras de negócio (tamanho de campos, enumerações)
Assinatura digital (certificado ICP-Brasil válido)

Processos e Operações

Autorização de Uso

O processo de autorização da NF-e envolve:

1. Geração do XML → 2. Assinatura Digital → 3. Envio em Lote → 4. Processamento → 5. Autorização

O envio pode ser síncrono (resposta imediata, usado para NFC-e) ou assíncrono (consulta posterior ao número do recibo, usado para NF-e).

Cancelamento

O cancelamento da NF-e é um evento vinculado ao documento que anula sua validade jurídica. Regras importantes:

Prazo: até 24 horas após a autorização (após esse prazo, só é possível emitir nota de devolução)
Condição: a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento (exceto para cancelamento de CT-e ou MDF-e)
Evento: tpEvento 110111 — Cancelamento
Justificativa: obrigatória com no mínimo 15 caracteres

Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A CC-e permite corrigir informações de caráter não tributário da NF-e já autorizada. Pode ser usada para:

Correção de dados cadastrais (endereço, nome fantasia)
Correção de informações de transporte (placa, motorista)
Correção de dados de venda (vendedor, pedido, contrato)

Não pode ser usada para: alterar valores, quantidades, CFOP, NCM, ICMS, IPI, PIS, COFINS ou dados do destinatário. O evento de CC-e é o tpEvento 110110.

Limite de CC-e É permitido emitir até 20 Cartas de Correção para uma mesma NF-e. Após esse limite, a nota deve ser cancelada (se dentro do prazo) ou emitida uma nota de devolução/correção.

Inutilização de Numeração

A inutilização é usada quando uma faixa de numeração da NF-e não será utilizada. É obrigatória para evitar "buracos" na numeração fiscal. Requisitos:

A numeração ainda não pode ter sido autorizada
Informar série, número inicial e número final
Justificativa com no mínimo 15 caracteres
Evento tpEvento não se aplica — é uma operação separada no webservice

Contingência

Quando os webservices da SEFAZ estão indisponíveis, existem modalidades de contingência:

Modalidade	Descrição	Quando usar
FS-DA	Formulário de Segurança	Impressão em formulário de segurança quando não há internet. Requer transmissão posterior em até 168h.
DPEC	Declaração Prévia de Emissão em Contingência	Registro prévio na Receita Federal das notas que serão emitidas. Usado em contingência prolongada.
SVC-RS	Sefaz Virtual de Contingência - RS	Autorização pela SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul quando a SEFAZ do estado está fora.
SVC-SP	Sefaz Virtual de Contingência - SP	Autorização pela SEFAZ Virtual de São Paulo quando a SEFAZ do estado está fora.

Atenção Em contingência, o DANFE deve conter a marca "EMITIDA EM CONTINGÊNCIA" e a data/hora do início da contingência. A nota deve ser transmitida para a SEFAZ em até 168 horas (7 dias) após a resolução da contingência.

Tecnologia e Infraestrutura

WebServices da SEFAZ

A comunicação com a SEFAZ ocorre via webservices SOAP sobre HTTPS. Cada estado possui seu próprio ambiente:

Ambiente de Homologação: usado para testes e validação de integrações
Ambiente de Produção: ambiente real de autorização de documentos
URLs por estado: cada UF possui endpoints específicos (SVRS, SVAN, SVC-RS, SVC-SP)

Certificado Digital

O certificado digital é obrigatório para emissão, manifestação e consulta de documentos fiscais:

e-CNPJ A1: arquivo .pfx armazenado no servidor (mais comum para sistemas web)
e-CNPJ A3: token USB ou smart card (requer presença física)
ICP-Brasil: certificado emitido por autoridade certificadora credenciada
Validade: geralmente 1 a 3 anos, com renovação obrigatória

Dica No Portal DF-e, o certificado digital é armazenado de forma criptografada no banco de dados. O sistema suporta múltiplos certificados por cliente, um para cada empresa (CNPJ).

QR Code

A versão 4.00 da NF-e e a NFC-e exigem a impressão de QR Code no DANFE. O QR Code permite:

Consulta pública da nota fiscal (sem necessidade de certificado digital)
Validação rápida por consumidores e fiscais
Redução de fraudes com notas falsas

O QR Code contém a chave de acesso da nota e um hash de consulta gerado pela SEFAZ.

Obrigações Acessórias

SPED Fiscal - EFD ICMS/IPI

O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) é a obrigação de transmitir mensalmente à Receita Federal os registros fiscais da empresa. A NF-e é a base para vários registros:

Registro C100: Documento - Nota Fiscal Eletrônica (entrada e saída)
Registro C110: Informação complementar da nota fiscal (descontos, acréscimos)
Registro C170: Itens do documento (produtos, NCM, CFOP, ICMS, IPI)
Registro C190: Registro analítico das operações por CFOP e alíquota

SPED Contribuições - EFD PIS/COFINS

A EFD Contribuições é a escrituração digital das contribuições para o PIS e COFINS. Os registros baseados em NF-e incluem:

Registro C100: Documento fiscal (similar ao SPED Fiscal, mas com foco em PIS/COFINS)
Registro C170: Itens do documento (CST PIS/COFINS, base de cálculo, alíquota)
Registro C190: Análise por CST e natureza da base de cálculo

Dica O sistema Portal DF-e permite exportar os dados das NF-e capturadas diretamente para o formato exigido pelo SPED (EFD ICMS/IPI e EFD Contribuições), reduzindo o trabalho manual de digitação e minimizando erros de transcrição.

E-Commerce e Marketplaces

Para vendas online, existem regras específicas de NF-e:

NF-e de venda online: deve conter informações do comprador (CPF/CNPJ) e endereço de entrega
Marketplaces: a plataforma pode ser responsável pela emissão da NF-e (dependendo do modelo de negócio)
Nota Fiscal Avulsa: emitida por contribuintes não obrigados ou para operações eventuais
CFOP específicos: 5101 (venda de mercadoria adquirida), 6101 (venda de produção própria), 6107 (venda para entrega futura)

No Sistema Portal DF-e

Configuração de Captura Automática

O sistema permite configurar captura automática de XML via agendamento (cron):

Alertas e Monitoramento

O sistema envia alertas automáticos para:

NF-e pendentes de manifestação — quando há notas próximas do prazo de 180 dias
MDF-e não encerrados — alerta quando há manifestos com mais de 24h sem encerramento
Certificado próximo da validade — alerta 30, 15 e 7 dias antes do vencimento
Falha na captura — notificação quando a consulta à SEFAZ retorna erro
XMLs com validação rejeitada — alerta quando o schema do XML está inconsistente

Dúvidas Frequentes

Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?

A NF-e (Modelo 55) é para operações B2B (empresa para empresa) e operações de grande valor. A NFC-e (Modelo 65) é para venda direta ao consumidor final (B2C), como supermercados, restaurantes e lojas de varejo. A NFC-e não exige DANFE completo e possui QR Code para consulta pública.

Posso capturar XML de nota que não sou destinatário?

Não. A Distribuição DF-e só permite download de XMLs em que você é emitente, destinatário, transportador ou terceiro autorizado (com procuração eletrônica). Tentar capturar notas de terceiros sem autorização é considerada infração fiscal.

O que fazer se o XML não for baixado automaticamente?

Você pode:

Verificar se a manifestação foi realizada (é pré-requisito para download)
Consultar manualmente no menu Monitor Fiscal → Distribuição
Solicitar o XML diretamente ao emitente (por e-mail ou portal do fornecedor)
Usar a funcionalidade de Importação Manual no sistema (upload do arquivo XML)

Como funciona a captura de CT-e?

A captura de CT-e funciona de forma similar à NF-e, através da Distribuição DF-e. O destinatário do CT-e (tomador do serviço) pode manifestar e baixar o XML. O sistema suporta CT-e normal e CT-e OS (Outros Serviços).

É possível capturar MDF-e via Distribuição DF-e?

Sim. O MDF-e também é distribuído via DF-e para o contratante do transporte. No entanto, o MDF-e é mais relevante para o emitente do manifesto (transportador), que deve gerenciar o encerramento. O sistema monitora automaticamente MDF-e pendentes de encerramento.

Qual o prazo para armazenar o XML da NF-e?

A legislação exige o arquivamento por 5 anos, contados do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão. O não cumprimento pode gerar multa e impedir a obtenção de certidões negativas de débitos.

Dica Final Mantenha sempre o certificado digital atualizado, configure a captura automática para rodar diariamente e monitore o dashboard do sistema para identificar pendências antes que se tornem problemas fiscais. A regularidade na manifestação e no download dos XMLs é fundamental para a conformidade tributária.